Integritetspolicy (pdf)

Brf Kungsklippan värnar om sina medlemmars personliga integritet, såväl som om sina medlemmars gemensamma ekonomiska tillgångar och intressen. Vi vill också att du som medlem, leverantör eller hyresgäst ska känna dig trygg med hur dina personuppgifter behandlas hos oss. I denna integritetspolicy informerar vi om hur vi samlar in och använder dina personuppgifter.

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av en sådan?

Personuppgifter är uppgifter som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk, levande person. Det är exempelvis namn, epost-adresser och personnummer, men också bilder och användarnamn i digitala medier.

Behandling av personuppgifter är alla åtgärder som sker med personuppgifterna i IT-system, både i mobila enheter och datorer. Det handlar till exempel om insamling, registrering, läsning, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering. I vissa fall kan även åtgärder som sker utanför IT-systemen ses som behandling, vilket är fallet när personuppgifter ingår i register.

Personuppgiftsansvarig

Brf Kungsklippan (org nr 702001-2253, med adress Kungsklippan 14, 112 25 Stockholm) är personuppgiftsansvarig för de behandlingar som sker i föreningens verksamhet.

Vilka personuppgifter samlas in och varför?

Brf Kungsklippan behandlar i första hand ditt namn, ditt personnummer, din adress, din e-postadress, ditt telefonnummer och ditt lägenhetsnummer. Vi behandlar även vissa personuppgifter som du lämnar vid kontakt med oss, till exempel när du:

  • ansöker om medlemskap i bostadsrättsföreningen
  • ställer dig i kö till garage-, parkerings-, kajakplats eller förråd.
  • ansöker om tillstånd för att hyra eller bor i andra hand hos någon av våra medlemmar
  • skapar och loggar in på ett användarkonto, till exempel till vår hemsida.
  • gör en felanmälan via hemsidan, direkt till styrelsen eller till någon av föreningens tjänsteleverantörer.
  • bokar gästlägenhet eller tvättstuga via hemsidan.
  • mejlar till föreningen eller dess representanter, till exempel någon i styrelsen eller till någon av husvärdarna eller till förvaltarna.
  • söker arbete i föreningen eller ingår tjänsteleverantörsavtal med föreningen, för egen del eller som representant för din arbetsgivare.

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att upprätthålla de åtaganden vi har som följer av ditt medlemskap i föreningen, i enlighet med föreningens stadgar, lagar och föreskrifter så som till exempel Bostadsrättslagen. Vi kommer även behandla dina personuppgifter för att vårda och administrera vår relation med dig samt, i tillämpliga fall för att administrera medlemskapet. Vi kan även komma att informera dig om styrelsens beslut, skicka inbjudningar till stämmor och sammankomster och annat som vi finner ligga i såväl ditt som vårt intresse. Det kan också förekomma att vi skickar ut enkäter, utvärderingar eller uppdateringar av föreningens policys, kommande avgiftsförändringar eller annan viktig information som vi bedömer ligga i ditt intresse.

Vi behandlar också dina personuppgifter om du är företrädare för ett företag eller en organisation som är leverantör till oss och vi bedömer att vi behöver behandla dina uppgifter för att upprätthålla och administrera relation och avtal med vår leverantör.

Vi behandlar även dina personuppgifter om du är hyresgäst i någon av våra lokaler, antingen som privatperson eller som representant för ett företag.

Brf Kungsklippan behandlar alltid dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning. Vi behandlar dina personuppgifter då det är nödvändigt för att fullgöra vårt åtagande till dig och till våra övriga medlemmar, svara på din begäran om service av något slag eller då vi har ett annat legitimt och berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter, t ex ett intresse av att nå ut med information om sådant som du som medlem behöver veta eller för att av oss utsedda tjänsteleverantörer behöver komma i kontakt med dig för att utföra sina uppdrag, främst att förvalta och underhålla föreningens fastigheter.

Vissa uppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter mot dig eller mot annan medlem enligt lag, avtal eller annan begäran, medan andra kan kräva ditt samtycke. Om vi behöver ditt samtycke kommer vi att inhämta det i förväg. Exempelvis, om du vill stå i kö för parkerings- kajak- eller garageplats eller extra förråd kommer samtycke att krävas för att du ska kunna behålla din plats i kön.

Hur samlar vi in personuppgifter?

Som beskrivits ovan, samlar Brf Kungsklippan in personuppgifter när du exempelvis anger dina uppgifter i medlemsansökan, anmäler skador eller tar kontakt med oss i olika ärenden. För att följa HSE-standarderna (hälsa, säkerhet, miljö) och för att tillvarata föreningens legitima intressen, skydda föreningens affärshemligheter och egendom, dess anställda, medlemmar, kunder och andra, kan föreningen komma att behandla dina personuppgifter genom att använda CCTV-övervakning inom föreningens lokaler, exempelvis gemensamma utrymmen och expedition.

Ibland hämtar vi också information från tredje part, t ex:

  • uppgifter från kreditupplysningsföretag i samband med ansökan om medlemskap, eller om du eller ditt företag vill hyra lokal av oss.
  • Uppgifter från störningsjour, vilket kan ha betydelse för ditt medlemskap och för våra åtaganden mot våra medlemmar enligt stadgarna.
  • Uppgifter från offentlig information i sociala medier eller nätverk om vi bedömer att det har betydelse för vårt åtagande mot våra medlemmar.
  • Uppgifter från våra tekniska eller ekonomiska förvaltare och andra leverantörer.

Vilka kan vi dela dina uppgifter med?

Personuppgiftsbiträden

För vissa uppgifter i den dagliga verksamheten är det nödvändigt att anlita utomstående parter för att utföra vårt åtagande mot våra medlemmar, exempelvis leverantörer. De är att betrakta som personuppgiftsbiträden som utför arbete för oss och vi har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal i dessa fall.

Det är fortfarande Brf Kungsklippan som ansvarar för personuppgifterna och personuppgiftsbiträdena är kontrollerade för att säkerställa att de för vår räkning ställer tillräckliga garantier för säkerheten kring personuppgifterna. Våra personuppgiftsbiträden behandlar bara uppgifter för de ändamål som vi har för behandling.

Exempel på personuppgiftsbiträden är de företag som anlitas för den ekonomiska och tekniska förvaltningen, vilka exempelvis anlitas för att avisera och uppbära månatliga avgifter, hantera felanmälningar, utföra reparationer och ta emot renoveringsanmälningar.

Självständigt personuppgiftsansvariga

Vi delar personuppgifter med vissa aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga, till exempel myndigheter såsom Skatteverket som får kontrolluppgift från oss när du säljer din lägenhet och i förekommande fall Kronofogden eller Räddningstjänsten. Brf Kungsklippan kan även komma att dela personuppgifter med Polisen eller annan myndighet om det exempelvis rör utredning av brott eller skyldighet att utlämna information med stöd av lag eller myndighetsbeslut. Vissa uppgifter kan även lämnas för statistiska ändamål. När vi delar sådana personuppgifter är det den självständigt personuppgiftsansvariga myndigheten eller organisationen som är personuppgiftsansvarig och deras dataskyddspolicy är gällande.

Brf Kungsklippan kan också komma att anlita leverantörer och partners för att tillhandahålla tjänster för föreningens räkning, exempelvis tillhandahålla analyser och statistik, vilket kan kräva tillgång till dina personuppgifter.

Här är några exempel på anledningar till att tjänsteleverantörer kan behöva information om dig:

  • förberedelser för och leverans av, tjänster till våra befintliga och blivande medlemmar och hyresgäster.
  • fakturering, administration och betalning av tjänster eller avgifter.
  • administration och hantering av vårt medlemsregister.

Var behandlas personuppgifterna?

Vi eftersträvar att all personuppgiftsbehandling för BRF Kungsklippans räkning sker inom EU/EES, men det kan förekomma att ett personuppgiftsbiträden antingen själv eller genom underleverantör, behandlar information utanför EU/EES. Vi vidtar alla rimliga tekniska, organisatoriska och legala åtgärder för att sådana personuppgifter skyddas på samma sätt som inom EU/EES.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Brf Kungsklippan sparar personuppgifter bara så länge vi anser det nödvändigt för respektive ändamål och vi har utarbetat rutiner för gallring av personuppgifter. Lagringstiden beror på hur länge vi behöver uppgifterna för det specifika ändamålet. Exempelvis måste vissa uppgifter enlig bokföringslagen sparas i sju år, medan andra uppgifter ínte behöver sparas mer än ett år efter avslutat ärende. Uppgifter kan komma att sparas så länge medlemskap eller avtal består samt under efterföljande preskriptionstid.

Grunder för personuppgiftsbehandling

Brf Kungsklippan tillämpar följande grunder för personuppgiftsbehandling:

  • Laglig grund, då behandlingen är nödvändig för att följa lagstiftning, t ex Bostadsrättslagen eller Lagen om ekonomiska föreningar.
  • Intresseavvägningar, då behandling är nödvändig för våra, dina eller tredje parts intressen, såvida det inte finns ett övervägande skäl att skydda en individs intressen.
  • Avtal, då behandling är nödvändig för att upprätthålla och fullfölja förpliktelser enligt ett avtal som du för egen eller för din arbetsgivares del har ingått med oss.
  • Samtycke, då du har gett samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett visst ändamål.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi arbetar aktivt med att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert sätt, såväl genom tekniska som organisatoriska skyddsåtgärder.

Personnummer

Vi försöker undvika att behandla personnummer, men för att uppfylla våra rättsliga åtaganden mot våra medlemmar måste vi ha en säker identifiering, exempelvis i vårt medlemsregister. Om du hyr lokal av oss och har enskild firma måste vi också behandla ditt personnummer.

Dina rättigheter

Registerutdrag

Om du vill veta vilka uppgifter om dig som Brf Kungsklippan behandlar, kan du begära att få tillgång till uppgifterna. Om du begär det, kommer vi att ställa några frågor till dig för att säkerställa din identitet och en effektiv hantering av din begäran.

Rättelse, radering och begränsning

Om du upptäcker att något är fel har du rätt att begära att dina uppgifter rättas, raderas, kompletteras eller begränsas. Det kan t ex gälla:

  • uppgifter som inte längre är nödvändiga för de ändamål de behandlas för
  • du invänder mot en intresseavvägning som vi gjort, där ditt skäl för invändning väger tyngre
  • personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt
  • personuppgifter samlats in om ett barn under 13 år som du har föräldraansvar för
  • om uppgiften inhämtats med stöd av ditt samtycke och du vill återkalla det
  • begäran från dig om att uppgifterna sparas längre än vad våra gallringsrutiner medger, t ex om du behöver dem för att göra ett rättsliga anspråk.
  • en invändning från dig mot en personuppgiftsbehandling som bygger på intresseavvägning.

Brf Kungsklippan kan ha rätt att neka din begäran om omedelbar radering för att skydda våra legala intressen eller försvara våra rättsliga anspråk.

Dataportabilitet

Om dina personuppgifter finns registrerade hos oss har du rätt att få uppgifterna överförda till annan aktör om vår behandling grundar sig på samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig, under förutsättning att det är tekniskt möjligt och kan ske automatiserat.

Hur kan du hantera dina rättigheter?

Ansökan om registerutdrag, eller åberopande av annan rättighet, ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av den utdraget avser. Det är av största betydelse att säkerställa att information lämnas till rätt person, varför du ska styrka din identitet med legitimation. Begäran ska i möjligaste mån mejlas från den mejladress som finns registrerad hos oss. Brf Kungsklippan kommer att besvara begäran utan dröjsmål, senast inom 30 dagar.

Läs mer

Om du vill veta mer om dataskyddsförordningen kan du läsa om den på Datasinspektionen som är tillsynsmyndighet.

Kontakt

Om du har frågor om hur vi behandlar personuppgifter eller har en begäran i enlighet med ovan beskrivna rättigheter är du välkommen att kontakta oss på: dataskydd@kungsklippan.se eller via post till föreningen.

Brf Kungsklippan förbehåller sig rätten att göra ändringar i sin integritetspolicy. Ändringar träder ikraft genom att de görs tillgängliga på www.kungsklippan.se